Een Belgische klant mailt: “Kunnen jullie voortaan via Peppol factureren?” Of een Duitse inkoper stuurt uw PDF terug met de vraag om een “XRechnung”. Voor steeds meer Nederlandse ondernemers is dat het moment waarop e-factureren ineens geen beleidsonderwerp meer is, maar iets dat deze week geregeld moet worden. Dit artikel legt uit wat er precies verandert, wat een e-factuur wél en niet is, en wat u nu al kunt doen — zonder morgen uw boekhoudpakket te vervangen.

Een e-factuur is geen PDF

Het eerste misverstand: een factuur als PDF in een e-mail is géén e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand — meestal XML — waarin elk gegeven op een vaste plek staat: het factuurnummer, de partijen, elke regel, de btw per tarief, het totaal. Software kan hem lezen zonder dat een mens er eerst naar kijkt. Dat is het hele punt: bij de ontvanger wordt de factuur automatisch ingeboekt, gecontroleerd en klaargezet voor betaling.

De Europese norm daarvoor heet EN 16931. Die staat twee “talen” toe: UBL (het meest gebruikt in Nederland en België) en CII (waar het Duitse XRechnung vaak in aankomt). Bovenop die norm liggen landelijke profielen: NLCIUS voor Nederland, Peppol BIS Billing 3.0 als Europese gemene deler.

Wat is Peppol?

Peppol is het netwerk waarover die bestanden reizen. Vergelijk het met e-mail: u stuurt niet rechtstreeks naar de computer van uw klant, maar via een access point — een dienstverlener die uw factuur aflevert bij het access point van de ontvanger. Elk bedrijf op het netwerk heeft een adres: in Nederland meestal het KVK-nummer, in België het ondernemingsnummer.

Dat adres bepaalt of een factuur aankomt. Een bedrijf dat niet geregistreerd is, is onbereikbaar — hoe correct uw bestand ook is. Daarom is de eerste vraag bij elke nieuwe klant niet “welk formaat?”, maar “staat u op Peppol?”. Met onze Peppol-check ziet u dat in een paar seconden, rechtstreeks uit het register van het netwerk zelf.

De tijdlijn

  • België, sinds 1 januari 2026: gestructureerde e-facturen tussen Belgische bedrijven zijn verplicht, via Peppol. Nederlandse leveranciers vallen formeel buiten die wet, maar Belgische afnemers richten hun administratie erop in en verwachten dat u meedoet. In de praktijk: PDF’s worden trager verwerkt of teruggestuurd.
  • Duitsland: bedrijven moeten sinds 2025 e-facturen kunnen ontvangen; de verplichting om ze ook te versturen wordt vanaf 2027 gefaseerd ingevoerd. Grote Duitse klanten vragen nu al om XRechnung of Peppol.
  • EU, 1 juli 2030: onder de ViDA-regels worden e-facturen de norm voor grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU.
  • Nederland: een nationale verplichting is in voorbereiding. De verwachting is een wet rond 2028 en een verplichting voor bedrijven onderling in de jaren daarna. Voor de overheid geldt al sinds 2017 dat ze e-facturen moet kunnen ontvangen.

De conclusie is simpel: wie aan Belgische of Duitse bedrijven levert, heeft het nú nodig; wie alleen in Nederland zakendoet, heeft een paar jaar — maar wint die tijd het beste door het rustig goed in te richten.

Wat u vandaag al kunt doen

1. Lees wat u binnenkrijgt. Krijgt u zelf een XML-bestand als factuur en kunt u er niets mee? Sleep het in onze e-factuur viewer. U ziet hem als gewone factuur, inclusief de meegestuurde PDF en een controle of de bedragen kloppen. Alles in uw browser; uw factuurgegevens gaan nergens heen.

2. Controleer uw klanten. Loop uw Belgische en Duitse klanten na met de Peppol-check. Wie bereikbaar is, kan een e-factuur ontvangen. Wie niet, moet u apart benaderen — en dat is beter te weten vóór u een koppeling bouwt.

3. Maak die ene factuur. Heeft u één klant die nu een UBL-bestand wil, terwijl uw pakket het nog niet kan? Met de e-factuur generator vult u een formulier in en downloadt u een Peppol BIS- of NLCIUS-bestand, inclusief btw verlegd voor levering aan een ander EU-land. Dat bestand levert u aan bij een access point.

Wanneer het tijd is voor een koppeling

Een formulier is prima voor een paar facturen per maand. Zodra het er tientallen worden, wilt u dat elke factuur die uw boekhouding of webshop verlaat, automatisch als e-factuur vertrekt. Dat is een koppeling: uw pakket — Exact Online, Moneybird, een webshop — praat rechtstreeks met een access point, en de Peppol-check gebeurt automatisch per klant.

Twee dingen die we daarbij altijd meenemen, omdat ze in de praktijk misgaan:

  • De referentie van de klant. Peppol weigert een factuur zonder inkoopreferentie of ordernummer. Dat veld moet dus in uw proces zitten, vóór de factuur wordt aangemaakt.
  • Het juiste adres. Een klant kan onder zijn btw-nummer geregistreerd staan en niet onder zijn KVK, of andersom. Een koppeling die maar één variant probeert, mist klanten die er wel zijn.

Samengevat

E-factureren is geen nieuw formaat voor hetzelfde proces; het is een ander proces. Facturen worden niet meer gelezen maar verwerkt, en het adres van de ontvanger is net zo belangrijk als de inhoud. Begin met lezen, controleren en die ene factuur handmatig maken. Groeit het, dan koppelt u het.

Wilt u weten wat een koppeling voor uw situatie kost? Bekijk onze prijzen of vraag een vrijblijvende offerte aan.